Обязательный электронный документооборот в сфере грузоперевозок вводится с 1 сентября 2026 года

         Такие требования содержатся в Федеральном законе от 07.06.2025 №140-ФЗ. Этот нормативный акт устанавливает обязанность оформления перевозочных документов в электронном виде для всех участников транспортного процесса независимо от сферы деятельности. На практике изменения затронут практически любой бизнес, который отправляет или получает товары, закупает продукцию у поставщиков либо привлекает стороннего перевозчика.

  Минтранс определил исключения, когда можно не переходить на электронный формат:

·        перевозка грузов для нужд органов государственной власти, обороны, безопасности государства и обеспечения правопорядка, а также специальных и воинских грузов;

·        перевозка в рамках режимов повышенной готовности и ЧС — если на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения или правовой режим контртеррористической операции;

·        если у клиента отсутствует техническая возможность представить экспедитору электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы;

·        если техническая возможность отсутствует у самого экспедитора;

·        если клиент — физическое лицо, заказывает услуги для личных, семейных, домашних или иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;

·        если клиентом по договору транспортной экспедиции выступает иностранное юридическое или физическое лицо.

Обязательными станут следующие типы документов:

·        электронная транспортная накладная (ЭТрН);

·        экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка);

·        накладные при железнодорожных и воздушных грузоперевозках.

В связи с этим ФНС России приняты и опубликованы форматы следующих электронных документов:

- Экспедиторские документы (Приказ ФНС № ЕД-1-26/277@): поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка.

- Железнодорожная накладная (Приказ ФНС № КЧ-1-26/297@). Объединит данные грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Для работы в системе необходимо, чтобы перевозчик грузов был подключен к единой цифровой платформе, куда стекаются все данные о грузовых перевозках - государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Система позволяет создавать, обмениваться и хранить перевозочные документы в единой государственной базе. Прямого доступа к ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено. Подключение происходит через операторов, получивших аккредитацию в Минтрансе – ИС ЭПД, который опубликован на сайте Министерства транспорта Российской Федерации. Это сервис (программа, веб-платформа), который дает участникам перевозок (грузоотправителю, перевозчику, грузополучателю, экспедитору) техническую возможность работать с электронными перевозочными документами: создавать их, заполнять, подписывать электронной подписью и обмениваться между собой. Оператор обеспечивает форматный контроль (чтобы документы соответствовали утверждённым ФНС шаблонам), организует роуминг с другими операторами и передаёт данные дальше.

Для перехода на электронные перевозочные документы (ЭПД) необходимо выполнить следующие действия:

1. Получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Для сотрудников требуется получение сертификата КЭП с оформлением машиночитаемой доверенности (МЧД).

2. Подключиться к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые обеспечивают передачу электронных перевозочных документов между участниками перевозки и в ГИС ЭПД.

3. Предоставить доступ к сервису для сотрудников компании, назначить администратора и при необходимости подключить водителей.

Для бизнеса использование электронных перевозочных документов имеет ряд преимуществ:

·        сокращение расходов на обслуживание печатной техники, приобретение бумажных носителей и курьерские услуги;

·        надежное хранение документов в ГИС ЭПД и у операторов информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), исключающее возможность их утраты;

·        ускорение оплаты за перевозку в среднем на 20 дней за счет отсутствия необходимости направления бумажного оригинала транспортной накладной грузополучателю;

·        одновременная работа всех участников перевозки с единым документом, обеспечивающая синхронное появление изменений и ускорение взаиморасчетов;

·        упрощение доступа контрольно-надзорных органов к информации о перевозках и грузах, что сокращает количество запросов в адрес бизнеса.